Support à l'entreprise

Assistant de direction

Niveau d'accès Bac + 1 à bac + 2
Statut
Salarié
Salaire moyen

Salaire moyen : 2 600 € bruts mensuels

Tendance emploi

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Synonymes
Assistant(e) de manager
Office-manager
Secrétaire de direction

Description

L’assistant de direction exerce une fonction de soutien auprès d’un membre de la direction d’une entreprise dans le but de lui faciliter ses tâches, à la fois quotidiennes et opérationnelles.

 

Activités principales

Le métier d’assistant de direction consiste à aider le directeur de service ou le directeur général d’une entreprise en le déchargeant des tâches administratives. L’assistant de direction gère également l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs de son employeur.

Comment travaille-t-il ?

L'assistant de direction commence sa journée par la lecture de l'ensemble du courrier de son directeur, parfois e-mails compris. Il le classe par ordre de priorité et l'archive si nécessaire. Puis il assure la gestion de l'agenda. Il organise, par exemple, les réunions et les rendez-vous selon les disponibilités et les priorités de son directeur. Il est en contact quotidien avec les collaborateurs de l'entreprise. Il prépare les dossiers dont le manager a besoin, les range et les classe. Il rédige les comptes rendus des réunions auxquelles il a assisté et les envoie aux personnes concernées. Enfin, il rencontre plusieurs fois par jour son supérieur pour faire le point sur l'avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à envoyer.

Où exerce-t-il ?

L'assistant de direction travaille essentiellement à son bureau, même s'il doit parfois se déplacer au sein de l'entreprise pour chercher un document urgent ou accompagner son patron à l'extérieur de l'entreprise.

Les métiers du secrétariat s'exercent dans tous les secteurs de la vie économique et sociale. Il est néanmoins possible de hiérarchiser ces secteurs. Ainsi, il apparaît que les PME et les PMI du tertiaire sont les entreprises qui embauchent le plus les assistants de direction. Viennent ensuite les entreprises industrielles.

Enfin, les assistants de directions peuvent travailler dans les collectivités locales, une association ou un établissement public.

Compétences pour être Assistant de direction

Qualités requises
Organisé :

L'assistant de direction gère deux emplois du temps : le sien et celui de son directeur. Il sait hiérarchiser les missions et définir ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas !


 

Réactif :

Les imprévus, les petits tracas de dernière minute sont monnaie courante, l'assistant de direction doit être rapide et efficace.

 

 

Discret :

L'assistant de direction a connaissance des aspects confidentiels de certains dossiers, qui ne doivent surtout pas s'ébruiter.

Savoir-faire

  • - Accueillir une clientèle
  • - Filtrer des appels téléphoniques
  • - Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
  • - Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note, etc.)
  • - Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
  • - Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
  • - Réaliser la gestion administrative des contrats
  • - Organiser des déplacements professionnels
  • - Préparer et organiser des réunions
  • - Saisir des documents numériques
  • - Réaliser la gestion administrative du courrier
  • - Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
  • - Construire un dossier professionnel
  • - Concevoir un tableau de bord
  • - Réaliser un suivi d'activité
  • - Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
  • - Archiver des documents de référence
  • - Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
  • - Organiser des actions de communication
  • - Réaliser un suivi administratif du personnel
  • - Organiser la logistique des recrutements et des formations
  • - Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
  • - Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

Savoir

  • - Outils bureautiques
  • - Gestion administrative
  • - Normes rédactionnelles
  • - Sténographie
  • - Méthode de classement et d'archivage
  • - Modalités d'accueil
  • - Techniques de prise de notes
  • - Techniques de numérisation
  • - Veille informationnelle
  • - Veille réglementaire
  • - Organisation d'évènements
  • - Droit du travail
  • - Législation sociale
  • - Gestion administrative du personnel

(Source: ROME)

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Choisir ma formation pour devenir Assistant de direction

Pour exercer le métier d’assistant de direction, le bac professionnel gestion-administration (qui se prépare, en Ile-de-France, dans plus de 180 établissements) peut vous suffire si vous souhaitez intégrer une entreprise à taille humaine.

En revanche, pour intégrer des structures types PME-PMI ou grandes entreprises, il vous est demandé, au minimum, un diplôme de niveau bac + 2. Voici trois exemples, parmi une dizaine disponibles en région francilienne :

  • Le BTS assistant de manager (plus de 70 établissements délivrent ce diplôme en région parisienne), qui a fusionné les anciens BTS assistant de direction et assistant secrétaire trilingue.
  • Le BTS assistant de gestion de PME PMI (près de 80 établissements délivrent ce diplôme en région parisienne)
  • Le DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion comptable et financière (13 établissements préparent ce diplôme en Ilede-France, dont l’IUT de Marne-la-Vallée (site Meaux), Université Paris-Est Marne-La-Vallée ; l’IUT de Saint-Denis, Université Paris 13, à Saint-Denis, 93 ; ou l’IUT de Ville d'Avray (Nanterre), Université Paris Nanterre, à Nanterre, 92.)

Une fois votre bac + 2 en poche, vous pouvez également poursuivre une année d’étude supplémentaire afin de vous assurer davantage de chance de décrocher un emploi. Dans cette profession, en effet, les spécialisations (industrie, commerce, juridique, etc.) sont les bienvenues. Deux exemples :

  • La licence professionnelle e-commerce et marketing numérique, diplôme qui se prépare, en région francilienne, au sein des quatre établissements suivants : IUT de Montreuil, Université Vincennes-Saint-Denis ; IUT de Sénart - Fontainebleau (site Sénart), Université Paris-Est Créteil Val-de-Marne, à Lieusaint, 77 ; IUT d'Evry (site Evry - Roméro - TCE), Université d'Evry-Val-d'Essonne, à Evry, 91 ; IUT Paris Descartes, Université Paris Descartes, à Paris.
  • La licence professionnelle management des activités commerciales, diplôme que délivrent cinq établissements en région Ilede-France : l’IUT de Cergy-Pontoise (site Saint-Martin - Pontoise), Université de Cergy-Pontoise, à Cery, 93 ; l’IUT de Saint-Denis, Université Paris 13, à Saint-Denis, 93 ; l’IUT Paris Descartes, Université Paris Descartes, à Paris ; le Lycée François Rabelais, à Dugny, 93 ; l’UFR de lettres et sciences humaines, Université de Cergy-Pontoise, à Cergy.

 

Formation continue :

Le métier d’assistant de direction est également accessible par la voie de la formation continue des adultes. De nombreux parcours et perfectionnements sont possibles. Voici deux exemples :

 

Pour aller plus loin :

Consultez la liste nationale des certifications :

http://www.rncp.cncp.gouv.fr/grand-public/resultat?romeRNCP=M1604

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